Vastgoed en onderhoud: Tactisch
Wanneer het onderhoudsbeleid is vastgesteld kunnen vervolgstappen worden genomen, zoals het opstellen van meerjaren onderhoudsplannen. Via inspecties wordt zowel voor bestaande als nieuwe gebouwen de onderhoudsbehoefte in kaart gebracht. Met behulp van de conditiemeting wordt vervolgens de technische staat van het gebouw in beeld gebracht. De resultaten van de inspectie en de inventarisatie vormen de uitgangspunten voor het meerjaren onderhoudsplan. In dit plan kunnen lange termijn gegevens over onderhoudsbedragen maar ook jaarplannen voor de uitvoering gegenereerd worden. Uit de meerjaren onderhoudsplannen worden taakstellende jaarbegrotingen gegenereerd. Deze worden jaarlijks op gezette tijden geactualiseerd om het plan accuraat te houden.
Meerjaren onderhoudsplan
Steeds vaker beseffen eigenaren van onroerend goed de noodzaak tot beheersing van het onderhoudsproces van hun huisvesting. Afstemming van kwaliteit en kosten zijn de eerste vereisten om te komen tot een doelmatig gebruik van de beschikbare middelen. Deze afstemming heeft als resultaat dat kosten en kwaliteit worden afgestemd op de behoefte van het primaire proces waarbij de continuïteit en uitstraling van de huisvesting op een verantwoorde wijze wordtgewaarborgd.
De financiële onderhoudsbehoefte van de huisvesting wordt afgestemd op het gewenste en noodzakelijke kwaliteitsniveau, ten einde een optimaal functionerende huisvesting voor het primaire proces te waarborgen. Het maken van een meerjaren onderhoudsplan kan onderverdeeld worden in een aantal stappen:
- Onderzoek op aanwezigheid van tekeningen en controle op de juistheid van de tekeningen.
- Gesprek met de onderhoudsverantwoordelijke met daarin een aantal vragen zoals, zijn er klachten, onderhoudscontracten, recentelijk uitgevoerde onderhoud zaken, etc.
- Er vindt een inventarisatie van de onderhoudsbehoevende gebouwdelen plaats.
- Van de geïnvesteerde gebouwdelen wordt op een systematische manier de kwaliteit vastgelegd (inspecteren).
- De inventarisatie en de inspectie worden samen gebracht waardoor een meerjaren onderhoudsplan ontstaat, die is afgestemd op beleidsmatig vastgelegde uitgangspunten.
- Het meerjaren onderhoudsplan wordt verwerkt in een rapportage waarin ook een inspectieverslag, een risicoanalyse en uitgangspunten beschreven zijn.
Kwaliteitsbeoordeling
Om een goed inzicht te krijgen van de onderhoudskwaliteit van uw onroerend goed is een kwaliteitsbeoordeling (conditiemeting) het product wat op uw vraag beantwoordt.
De kwaliteitsbeoordeling vindt plaats op een objectieve methode waarbij de ernst, omvang en intensiteit van voorkomende gebreken worden vastgelegd. Tevens worden alle bouwdelen en hun kwaliteit visueel beoordeeld en vastgelegd, zodat men inzicht krijgt in het totaalbeeld van het onderhoud. De methodiek geeft dus inzicht in de bouwdelen met en zonder gebreken. De gebreken worden qua omvang bepaald ten opzichte van de totale hoeveelheid van het materiaal (van het bouwdeel). In de rapportage van een conditiemeting wordt een risico-analyse verwerkt, zodat een goede afweging maken is van de vervolgacties.
Opstellen van een taakstellende begroting
Naar aanleiding van een inspectie van het onderhoud aan het onroerend goed wordt in overleg met u als opdrachtgever een taakstellende jaarbegroting gemaakt.
Hierin staan alle onderhoudsactiviteiten die in dat jaar uitgevoerd moeten worden. De onderhoudsactiviteiten worden gebundeld zodat deze gemakkelijk uit te besteden zijn, bijvoorbeeld schilderwerk, dakbedekking, luchtbehandelings-installatie, enzovoort.
Wij kunnen voor u ook de uitbesteding en begeleiding van deze activiteiten begeleiden, hierover meer in onze operationele producten.
Actualiseren van Meerjarenonderhoudsplan
Om de beheersing van het onderhoudsproces van de huisvesting op de voet te volgen is het actualiseren van het meerjaren onderhoudsplan een noodzaak. Bij de actualisatie van het onderhoudsplan zijn een aantal zaken van belang:
- Zijn de beleidsmatige uitgangspunten onveranderd?
- Is het vigerende onderhoudsplan ook gebruikt voor de daadwerkelijke uitvoering van onderhoudswerkzaamheden?
- De datum van het vigerende onderhoudsplan.
- Zijn er wijzigingen aangebracht aan of in het pand zoals; sloop, aanbouw of interne verbouwingen?
Als bovenstaande gegevens bekend zijn dan kan de actualisatie van het meerjaren onderhoudsplan van start gaan.
